Folgendes Szenario kennen wir wahrscheinlich alle: Wir haben eine lange To-Do-Liste und nehmen uns viel für den Tag vor, im Endeffekt haben wir aber nur einige wenige Dinge davon geschafft. Klar, dass man sich dann am Ende des Tages über sich selbst ärgert. „Hätte ich doch nur mehr Zeit!“ reden wir uns dann ein, obwohl wir eigentlich selbst wissen, dass wir uns die Zeit nur besser einteilen müssen. Denn: Oftmals sind wir von vielen Dingen umgeben, die uns unnötig Zeit rauben – meistens so, dass wir es gar nicht richtig mitbekommen. Welche sogenannten „Zeitfresser“ das sind und wie man dagegen vorgehen kann, haben wir hier mal aufgedeckt.
Zeitfresser erkennen: Ehrlich mit sich selbst sein
Wer produktiver sein möchte und ernsthaft nachhaltig das eigene Zeitmanagement verbessern will, sollte in erster Linie ehrlich mit sich selbst sein. Auch wenn wir gern vor der Glotze hängen oder oft das Handy auf neue Nachrichten überprüfen: Die Probleme müssen erkannt und auch benannt werden. Nur so lässt sich effektiv gegen Zeitfresser vorgehen. Heißt also: Keine Ausreden suchen, sondern ehrlich darüber nachdenken, welche schlechte Angewohnheiten uns im Alltag unproduktiv werden lassen.
Vorbereitung: Mindmap erstellen
Um unsere gängigen Zeitdiebe zu erkennen, kann eine Mindmap sehr hilfreich sein. Hier kann der Tag in verschiedene Cluster und Tätigkeiten eingeteilt werden, welche wiederum in verschiedene Aufgaben unterteilt werden kann. Zu jeder Aufgabe lassen sich dann mögliche Zeitfresser und Ablenkungen identifizieren. Ein Beispiel hierfür könnte die Unterteilung in „Nachmittag → Hausarbeit schreiben → Recherchieren → Ablenkung: Während der Recherche im Internet surfen“ sein. Je genauer die Aufgaben bestimmt sind, desto einfacher fallen einem hier auch diverse Ablenkungsmöglichkeiten von der eigentlichen Tätigkeit ein.
Im nächsten Schritt sollte man dann die möglichen Zeitfresser reflektieren und hinterfragen. Hierbei können die folgenden Fragestellungen helfen:
- Wie viel Zeit nimmt die jeweilige Ablenkung in Anspruch?
- Verfalle ich in immer gleiche Muster, wenn ich mich ablenken lasse?
- Was genau hindert mich wirklich daran, mit der eigentlichen Tätigkeit zu beginnen?
- Wie kann ich die Ablenkung schon im Voraus verhindern?
- Wie lässt sich der Ablenkungsfaktor auf ein Minimum reduzieren?
- Wie kann ich mich nach erfolgreicher Bewältigung einer Aufgabe belohnen?
Man sollte sich sinnvolle Methoden überlegen, um jede einzelne Ablenkung zu eliminieren, bzw. auf ein Minimum zu reduzieren. Denn: Lässt man sich nur einmal kurz ablenken – beispielsweise vom Smartphone – ist die halbe Stunde auf Instagram schon wieder schneller rum, als gedacht. Deswegen wirklich direkt im Voraus tätig werden.
Um gegen die gängigsten Zeitfresser vorgehen zu können, bieten sich die nachfolgenden Tipps an.
Tipp 1: Handy ausschalten
Sind wir mal ganz ehrlich: Das Handy ist eines der größten Ablenkungsfaktoren überhaupt. Meistens schauen wir nicht nur alle 5 Minuten aus Gewohnheit drauf, sondern sind auch sofort interessiert und abgelenkt, wenn eine Benachrichtigung eintrudelt. Egal ob vor dem Lernen, oder vor einer anderen wichtigen Aufgabe, bei der du dich fokussieren solltest: Handy ausschalten oder weit von dir weg legen. Du solltest dieses gar nicht erst in Griffweite haben. Setze dir am besten ein festes Zeitlimit, in welchem du nicht ans Handy gehst.
Tipp 2: Sozialen Kontakten rechtzeitig Bescheid geben
Dieser Tipp lässt sich mit dem ersten Tipp verbinden. Sage allen deinen wichtigen und potentiell „störenden“ Kontakten, dass du jetzt lernen oder deine Aufgabe erledigen musst und du die nächsten 1-2 Stunden (wenn du es schaffst gerne mehr), erstmal nicht erreichbar sein wirst. So nimmst du dir selbst den Druck, so schnell wie möglich antworten zu müssen, falls dich jemand kontaktieren möchte oder dir jemand bei WhatsApp schreibt. Deine Leute wissen, was du machst und werden dich dann auch nicht verurteilen, wenn du mal länger nicht antwortest. Ähnliches gilt übrigens auch, wenn du nicht alleine wohnen solltest: Sage deinen Mitbewohner rechtzeitig Bescheid und/oder hänge dir ein Schild an die Zimmertür, um andere Personen auf deine Lerneinheit oder Tätigkeit hinzuweisen.
Tipp 3: Die Eisenhower-Methode
Der Eisenhower-Methode haben wir schon einen eigenen Beitrag gewidmet. Diesen findest du hier. Kurz gesagt geht es darum, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen und dir damit Prioritäten und einen Überblick zu verschaffen. Diese Methode ist vor allem immer dann hilfreich, wenn mehrere Aufgaben anstehen und du nicht weißt, mit was du überhaupt beginnen sollst. Einen Überblick über alle deine To-Dos und Tätigkeiten ist enorm wichtig, sonst siehst du irgendwann den Wals vor lauter Bäumen nicht mehr und hast erst Recht keine Motivation mehr, überhaupt mit irgendwas anzufangen. Gewöhne dir die Eisenhower-Methode am besten längerfristig an und benutze diese regelmäßig, um dein Zeitmanagement und deine „To-Do-Listen“ nachhaltig in Ordnung zu bringen.
Tipp 4: Nicht in den Tag hinein leben
„Das mach ich heute Abend“ oder „Das mache ich morgen“ sind uns altbekannte, gängige Floskeln die uns zwar kurzfristig Probleme abnehmen, diese aber nur nach hinten verschieben und uns damit sogar noch mehr Druck aufbauen. Mache dir deswegen – schon am besten am vorherigen Abend – einen groben Plan, wie dein Tag aussehen und verlaufen soll. Wann willst du ca. welche Aufgabe erledigen und was musst du dafür tun? Wenn du dir deinen Tagesverlauf grob ausmalst, fallen dir einige Aufgaben viel einfacher und du schaffst dir selbst eine Struktur und einen „roten Faden“, an dem du dich tagsüber entlanghangeln kannst.
Tipp 5: Motiviere dich immer wieder selbst
Die Sache mit der Motivation ist nicht so ganz einfach: Ist ja klar dass uns diese fehlt, wenn wir keine Lust auf eine Tätigkeit haben. Trotzdem kannst du dich schon morgens nach dem Aufstehen direkt selbst motivieren, indem du dir beispielsweise detailliert vorstellst, wie dein Leben in ein paar Jahren (oder Monaten/Wochen/Tagen) aussehen könnte, wenn du deine Pläne verfolgst und deine Ziele erreichst. Wo willst du hin im Leben? Wie kann dir genau diese eine Tätigkeit, vor der du dich gerade drückst, dabei weiterhelfen? Erstelle dir dafür am besten ein Visionboard und lese dir immer wieder ein paar wertvolle Motivationszitate durch. Das sind Kleinigkeiten, die aber ungemein helfen und eine ideale Starthilfe sein können.
Tipp 6: Ordnung schaffen
Oftmals hindert uns die Unordnung daran, mit etwas zu beginnen. Das beste Beispiel hierfür ist ein unaufgeräumter Schreibtisch, bzw. Arbeitsplatz, der uns entweder ablenkt, nicht die passenden Unterlagen finden lässt oder sogar uns in gewohnte Muster verfallen lässt. Es ist fast egal, welche Tätigkeit du aufschiebst. Schaffe dir Ordnung genau da, wo du gerade bist. So behältst du den Überblick und vermeidest Ablenkungsfaktoren. Ordnung um uns herum schafft ebenso Ordnung bei uns im Kopf.
Tipp 7: Öfter mal „Nein“ sagen
Erfolgreiche Menschen sagen öfter Nein als Ja. Das ist Tatsache und lässt sich auch ganz einfach daran erklären, dass „Nein-Sager“ mehr Zeit für sich selbst und damit für die wichtigeren Dinge im Leben haben. Wer es ständig nur allen Recht machen will und deswegen bei vielen anderen Dingen zusagst, tut sich selbst keinen Gefallen. Man wird von den Aufgaben abgelenkt, die einen selbst weiterbringen. Da wir andere Personen nicht enttäuschen wollen sagen wir manchmal zu, obwohl wir eigentlich nicht wirklich Zeit dafür haben.
Aber genau das ist ein oftmals sehr unterschätzter Zeitfresser. Das heißt jetzt natürlich nicht, dass man jeder Freizeitaktivität oder jedem anderen Termin absagen sollte, sondern es geht lediglich darum, bewusst wahrzunehmen, was dich so im Alltag von deinen persönlich wichtigen und dringenden Aufgaben ablenkt. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du für etwas Zeit hast und dich von vielen anstehenden Aufgaben überwältigt fühlst, sage lieber öfter „Nein“ als „Ja.“ Du bist dein eigener Chef und wenn es zeitlich einfach mal nicht geht, reißt dir dafür keiner ein Bein aus.
Langfristig gegen Zeitfresser vorgehen
Willst du langfristig gegen verschiedene Zeitdiebe und Zeitfresser vorgehen, solltest du die hier genannten Tipps regelmäßig befolgen und dich stets alle paar Wochen selbst reflektieren. Was könntest du noch besser machen? Was klappt besonders gut/besonders schlecht? Wo siehst du noch ein paar Probleme und welche Ablenkungsfaktoren lassen sich eher gut/eher schlecht vermeiden? Dementsprechend gilt es dann, hier noch einige Dinge individuell auf dich und deine aktuelle Situation anzupassen.
Wichtig ist, dass du dir einige dieser Tipps langfristig angewöhnst. Sehr hilfreich dafür ist es, sich ab und zu selbst und ganz objektiv zu beobachten, als wäre man eine andere Person. Welche Ratschläge würdest du dir selbst geben und wo siehst du noch Verbesserungspotenzial?
Zeitmanagement verbessern: Lesetipps
Wir haben dir im Folgenden noch ein paar weitere Beiträge rund um das Zeitmanagement verlinkt, die ebenso hilfreich für dich sein könnten. Schau gerne mal vorbei:
