In Berufs- und im Privatleben ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten und die richtigen Prioritäten zu setzen. An dieser Stelle kommt das Pareto-Prinzip ins Spiel. Aber was genau ist das Pareto-Prinzip? Wie wirkt es sich auf die Produktivität aus? Und wie kann dieses Prinzip genutzt werden, um das Zeitmanagement zu optimieren?
Was ist das Pareto-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip bezeichnet ein in der Statistik häufig vorkommendes Phänomen. Es wird verwendet, wenn in einer Menge mit unterschiedlich hohe Werte eine kleine Anzahl der hohen Werte in dieser Menge mehr zum Gesamtwert beiträgt als die größere Zahl der geringeren Werte.
Seinen Ursprung hat das Pareto-Prinzip in einer Beobachtung des italienischen Sozio-Ökonomen Vilfredo Pareto (1848 bis 1923) im Zusammenhang mit Bevölkerung und Wohlstand. Anfang des vergangenen Jahrhunderts bemerkte Pareto, dass ungefähr 80 % des italienischen Landes nur 20 % der Bevölkerung gehörten. Anschließend führte er Umfragen in verschiedenen anderen Ländern durch und stellte fest, dass eine ähnliche Verteilung auch in diesen Ländern zutreffend war.
Schließlich folgerte Pareto aus seinen Untersuchungen, dass in vielen Bereichen 80 % des Nutzens mit einem Aufwand von nur 20 % erreicht werden können. Beispielsweise, dass Banken effizienter arbeiten und mehr Geld verdienen könnten, wenn sie sich auf die wohlhabenden 20 % ihrer Kunden konzentrieren. Mathematisch wird das auch „80-20-Regel“ genannte Prinzip grob durch eine auch als Pareto-Verteilung bekannte Potenzgesetzverteilung für einen bestimmten Parametersatz beschrieben. In den Jahren nach der Veröffentlichung dieses Prinzips wurde durch Wissenschaftler und Ökonomen weltweit gezeigt, dass viele natürliche Phänomene und wirtschaftliche Zusammenhänge eine solche Verteilung aufweisen.
Welche Vorteile hat das Pareto Prinzip?
Ein wesentlicher Vorteil des Pareto-Prinzip ist die einfache Anwendung. Es können relativ leicht Aufgaben identifiziert werden, die es ermöglichen, mit einem möglichst geringen Aufwand einen Großteil des gewünschten Ergebnisses zu erzielen. Auf der anderen Seite ist es möglich, Aufgaben zu identifizieren, die bei einem hohen Aufwand einen nur geringen Ertrag bringen. Dadurch kann die Effizienz in vielen Unternehmensbereichen ohne großen Aufwand gesteigert werden. Ebenso ist es möglich, durch eine Optimierung des persönlichen Zeitmanagement diverse Aufgaben im privaten und beruflichen Umfeld nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren.
Welche Nachteile hat das Pareto-Prinzip?
Die Einfachheit des Pareto-Prinzips führt oft zu einem vermeidbaren Fehler. Dadurch werden die Vorteile sehr schnell ins Gegenteil verkehrt und der gewünschte Effekt, das Zeitmanagement zu optimieren wird nicht erreicht. Dieser Fehler besteht darin, die beiden Zahlen, das heißt die 20 % und 80 % einfach zu 100 % zu addieren. Dabei wird jedoch missachtet, dass es sich bei den 20 % Aufwand und den 80 % Ertrag um Werte handelt, die nicht miteinander addiert werden können. Auch die weniger wichtigen und weniger produktiven Aufgaben sollten erledigt werden, damit ein Gesamtziel erreicht werden kann.
Ein Beispiel hierfür ist ein Fertighaus. Die Hülle von Fertighäusern ist in der Regel in 1 bis 2 Tagen errichtet. Damit das Haus aber bewohnt werden kann, müssen die Innenausbauten und die Gartengestaltung ebenfalls vorgenommen werden. Der Aufwand für diese Arbeiten ist um ein Vielfaches höher als der Aufwand für die Errichtung der Gebäudehülle.
Eine nicht korrekte Interpretation des Pareto-Prinzip im Rahmen des Zeitmanagements besteht oft darin, sich nur auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und die restlichen Aufgaben zu ignorieren. Bei der Anwendung der 80-20-Regel muss man sich bewusst sein, dass letztendlich 100 % Aufwand erforderlich sind, um einen hundertprozentigen Ertrag zu erreichen. Aufgaben wie Informationen recherchieren, die Teilnahme an unproduktive Meetings, Daten auswerten oder E-Mails beantworten müssen ebenfalls erledigt werden. Das Pareto-Prinzip hilft aber, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren, wenn die Zeit knapp ist und Ergebnisse erreicht werden müssen.
Ein Nachteil des Pareto-Prinzips beim Zeitmanagement ist, dass zunächst nur die 20 % der Aufgaben identifiziert werden, die wirklich wichtig sind und den größten Ertrag bringen. Beispielsweise wenn 10 Aufgaben anstehen und davon 20 % ausgewählt werden, bleiben die restlichen 8 Aufgaben zunächst unberücksichtigt und werden nicht weiter differenziert, obwohl sie ebenfalls abgearbeitet werden müssen. Entweder wird dann das Pareto-Prinzip auf die verbleibenden Aufgaben noch einmal angewendet oder es wird eine andere Zeitmanagement-Methode genutzt. Beispielsweise die Eisenhower-Matrix, um alle Aufgaben in einem Durchgang entsprechend ihrer Wichtigkeit zu priorisieren.
Ganz wichtig ist es, zu verstehen, dass das Pareto-Prinzip kein Naturgesetz ist. Es ist eine reine Beobachtung. Richtig angewendet kann es helfen, das Zeitmanagement zu optimieren und dadurch eine Steigerung der eigenen Produktivität und der eines Unternehmens zu erreichen.
Pareto-Prinzip Beispiele: Wo wird die 80-20-Regel verwendet?
Das Pareto-Prinzip kann in einer Vielzahl von Bereichen wie Fertigung, Management und Personalwesen angewendet werden. Ein typisches Beispiel für eine Verteilung nach Pareto ist, dass sehr viele Unternehmen mit 20 % ihrer Kunden 80 % des Umsatzes erwirtschaften. Wenn sich Unternehmen dieser Verteilung bewusst sind, können diese gezielt gegensteuern und die Abhängigkeit von einigen wenigen Kunden verringern.
Ebenso könnte durch die Arbeitsleistung von 20 % der Mitarbeiter*innen eines Unternehmens 80 % der Gewinne oder des Umsatzes des Unternehmens erwirtschaftet werden. Das Pareto-Prinzip kann insbesondere in serviceorientierten Unternehmen für das Zeitmanagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angewendet werden. Nicht zuletzt wegen seiner einfachen Anwendung wurde die 80-20-Regel in einige Coaching- und CRM-Softwareprogramme (Customer Relationship Management) implementiert.
Viele neigen dazu, ihre zur Verfügung stehende Zeit ineffizient zu verteilen, anstatt sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Finanzdienstleister und Banken nutzen daher ebenfalls häufig das Pareto-Prinzip bei ihrer Arbeit. Das Prinzip wird angewendet, um mit 20 % des Arbeitseinsatzes 80 % des Ergebnisses zu erzielen, in dem sich die Berater auf die wichtigsten Kunden konzentrieren und diesen einen exzellenten Service zu bieten. Durch die Anwendung der 80-20-Regel wird das Zeitmanagement verbessert und dadurch die Einnahmen mit den Top-Kunden gesteigert. Insgesamt können mit dem Pareto-Prinzip die Produktivität und die allgemeine Kundenzufriedenheit gesteigert werden.
Das Pareto-Prinzip kann auch in der Produkt- und Softwareentwicklung angewendet werden. Wenn bekannt ist, dass 20 % der Konstruktionsfehler bei einem Fahrzeug zu 80 % der Unfälle führen, können diese Fehler schnell identifiziert und behoben werden. Unter Softwareentwicklern gilt die Regel, dass in 20 % des Programmcodes 80 % der Fehler enthalten sind.
Weitere Beispiele für die 80-20-Regel sind:
- 20 Prozent der Verkäufer erzielen 80 % des Umsatzes
- auf 20 % der Produkte entfallen 80 % des Gewinns
- 80 % des Lagerplatzes werden von 20 % der Produkte belegt
- auf 20 % der weltweiten Internetseiten entfallen 80 % der Online-Aktivitäten
- 80 % des Straßenverkehrs findet auf 20 % der Straßen statt
- mit 20 % Arbeitseinsatz werden 80 % der Aufgaben erledigt
- mit 20 % ihrer Investitionen erzielen Unternehmen 80 % des Umsatzes
Beispiele für die 80/20-Regel im privaten Bereich
Auch im privaten Bereich finden sich zahlreiche Beispiele, die zeigen, dass die 80-20-Regel weitestgehend zutreffend ist. Ein Beispiel hierfür ist, das 20 % der Kleidungsstücke in 80 % der Zeit getragen werden. Unterwäsche und bestimmte Oberteile werden praktisch jeden Tag getragen. Der Anzug für Feierlichkeiten dagegen nur selten. Daher kommt es zu dieser Verteilung.
Ein weiteres Beispiel ist, dass die meisten Menschen 80 % ihre Zeit mit nur 20 % der Menschen verbringen, die sie kennen. Und Studien haben gezeigt, dass das Pareto-Prinzip auch auf das Lernen von Fremdsprachen anwendbar ist. Die Kenntnis von 20 % des Vokabulars einer Fremdsprache genügt, um 80 % der Kommunikation in dieser Sprache zu bewältigen.
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