Gründer, Einzelunternehmer und Unternehmen mit geringen Umsätzen können mit der Kleinunternehmerregelung von einem vereinfachten bürokratischen Aufwand bei der Umsatzsteuer und Buchführung profitieren. Welche Voraussetzungen, Besonderheiten, Vorteile und Nachteile die Ausnahmeregelung bietet, wird hier beleuchtet.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Als Kleinunternehmerregelung wird eine steuerliche Ausnahmeregelung für Kleinunternehmen bezeichnet. Sie soll für Gründer und neue Unternehmer eine bürokratische Entlastung bieten und hat zwei Dinge zur Folge:
Punkt 1: Es wird keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt.
Punkt 2: Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt entfällt.
Die Kleinunternehmerregelung richtet sich an Einzelunternehmer, Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften (UG) und Unternehmen mit anderen Rechtsformen, sofern sie bestimmte Voraussetzungen bezüglich ihres Jahresgesamtumsatzes erfüllen.
Konkret geht es um zwei Umsatzschwellen:
- Im Gründungsjahr beziehungsweise im vergangenen Kalenderjahr ist ein Gesamtumsatz von maximal 22.000 Euro zulässig. Dieser Schwellenbetrag gilt seit dem 1. Januar 2020 und ist auch im Jahr 2026 weiterhin maßgeblich.
- Im aktuellen Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz 50.000 Euro nicht übersteigen. Maßgeblich ist dabei die realistische Umsatzprognose zu Jahresbeginn.
Bei beiden Beträgen handelt es sich um Bruttoumsätze inklusive Umsatzsteuer.
Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG Absatz 1 geregelt. Dort heißt es:
„Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern […] nicht erhoben, wenn der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“
Wann gilt die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung gilt nicht automatisch. Sie muss aktiv gewählt werden, beispielsweise durch Ankreuzen im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder im Rahmen der Gewerbeanmeldung.
Dabei gilt zu beachten: Der bewusste Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist für fünf Jahre bindend. In dieser Zeit unterliegt man der Regelbesteuerung mit Umsatzsteuervoranmeldung und Steuerabführung. Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung selbst ist hingegen nicht zeitlich gebunden.
Tipp: Bestehende Unternehmer mit geringen Umsätzen können die Kleinunternehmerregelung auch für ein Folgejahr beantragen. Ein formloses Schreiben an das Finanzamt genügt.
Besonderheiten der Regelung
Eine Besonderheit der Kleinunternehmerregelung ist, dass die Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung ausgewiesen wird. Stattdessen ist ein entsprechender Hinweis erforderlich, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Vorsteuer:
Wer keine Umsatzsteuer erhebt, kann auch keine Vorsteuer geltend machen.
Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer auf der Rechnung aus, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden – ein Vorsteuerabzug bleibt dennoch ausgeschlossen.
Praxisbeispiel: So funktioniert die Kleinunternehmerregelung
Eine Schmuckdesignerin startet im September 2020 in die Selbstständigkeit. Ihr monatlicher Umsatz liegt bei etwa 1.100 Euro. Hochgerechnet ergibt sich ein Jahresumsatz von 13.200 Euro – deutlich unterhalb der Grenze von 22.000 Euro.
Wichtig: Im Gründungsjahr zählt immer der hochgerechnete Jahresumsatz. Ein späterer Start im Jahr kann dazu führen, dass die Umsatzgrenze rechnerisch überschritten wird.
Im zweiten Jahr steigt der Umsatz auf 20.000 Euro – die Regelung gilt weiter.
Im dritten Jahr erreicht der Umsatz 40.000 Euro. Da die Grenze von 50.000 Euro nicht überschritten wird, bleibt die Kleinunternehmerregelung bestehen.
Erst wenn im Vorjahr die 22.000-Euro-Grenze überschritten wurde, ist im Folgejahr zwingend zur Regelbesteuerung zu wechseln.
Vorteile und Nachteile
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
- Vereinfachte Buchführung möglich, sofern keine Buchführungspflicht besteht.
- Wegfall der Umsatzsteuervoranmeldung und geringerer Verwaltungsaufwand.
- Günstigere Endpreise für Privatkunden durch Wegfall der Umsatzsteuer.
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
- Umsatzbegrenzung, die das Wachstum einschränken kann.
- Kein Vorsteuerabzug bei Investitionen und laufenden Kosten.
- Hinweis auf der Rechnung erforderlich, was je nach Branche als Nachteil empfunden werden kann.
Kleinunternehmerregelung beantragen: Ja oder nein?
Ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, hängt stark vom Geschäftsmodell ab. Zu berücksichtigen sind unter anderem:
- Geplantes Umsatzwachstum
- Höhe der laufenden Kosten und Investitionen
- Kundengruppe (Privat- oder Geschäftskunden)
- Fünfjährige Bindung bei Verzicht
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung ist eine freiwillige, aber wirkungsvolle Erleichterung für Gründer und kleine Unternehmen. Sie reduziert Bürokratie und vereinfacht den Einstieg in die Selbstständigkeit – ist jedoch nicht in jedem Fall die beste Lösung. Eine steuerliche Beratung kann helfen, die individuell richtige Entscheidung zu treffen.
