In diesem Beitrag wird das „Change Management“ – oder auch Veränderungsmanagement genannt – ausführlich erklärt, sowie einige Methoden, Modelle und Beispiele zur Umsetzung gezeigt. Ebenso wird auf die gängigen Probleme und Erfolgsfaktoren eingegangen, die für Unternehmen und Verantwortliche von Bedeutung sind.
Was ist Change Management?
Ein professionelles Change Management ist für Unternehmen von großer Bedeutung, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen und auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Das Veränderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die Veränderungen begleiten, fördern und umsetzen.
Verschiedene Ursachen sind zum Beispiel unternehmerischer, wirtschaftlicher oder ökologischer Natur und können Veränderungen erforderlich machen. Die Verantwortlichen können sich an diversen Vorgehensmodellen für das Change Management orientieren, damit Change Prozesse reibungslos vonstattengehen. Beim Vorliegen der Erfolgsfaktoren, der Überwindung der Herausforderungen sowie der Bereitschaft für Veränderungen ist das Change Management erfolgreich.
Für ein umfassendes Verständnis beim Change Management folgen im Beitrag Definition, Ursachen und Ziele. Zudem gibt es Erfolgsfaktoren, Herausforderungen, Methoden und Modelle, mit denen das Change Management idealtypische Entwicklungen einordnet.
Definition von Change Management
Beim Change Management handelt es sich um eine laufende Anpassung von Strategien und Strukturen in einem Unternehmen an sich jeweils ändernde Rahmenbedingungen. Die äußeren Umstände verändern sich kontinuierlich. Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen sich auf die neuen Gegebenheiten einstellen und implementieren das Veränderungsmanagement. Dieses umfasst alle Maßnahmen, die einen erfolgreichen Ablauf der jeweiligen Veränderung gewährleisten. Das Change Management unterscheidet sich je nach Veränderung. Es ist zugleich die Schwierigkeit der Verantwortlichen, adäquate Maßnahmen zu initiieren, die sich für die neuen Umstände eignen.
Die Ursachen für Change Management
Change Management wird in unterschiedlichen Situationen im Unternehmen erforderlich. Da sich die Maßnahmen an den veränderten Rahmenbedingungen orientieren, liegen hier zugleich die Ursachen begründet. Typische Ursachen sind entweder struktureller, technologischer oder menschlicher Natur.
Typische Ursachen für Change Management sind:
- veränderte Zielgrößen
- Ineffizienz im Unternehmen
- Umweltanforderungen
- veraltete Technologie
- Rationalisierung
- Konflikte
- Führungswechsel
- veränderte Unternehmensstruktur
- neue Wettbewerber
Viele Veränderungen im Unternehmen sind von Widerständen geprägt. Drohende Verluste, die Infragestellung von bisher Geleistetem, neue Fähigkeiten oder die Angst vor etwas Neuem können Widerstände bedingen. Das Change Management soll mit den richtigen Methoden, Widerstände überwinden und erfolgreich Veränderungen adaptieren.
Die unterschiedlichen Phasen
Damit Veränderungen erfolgreich bewerkstelligt werden, müssen die Unternehmen verschiedene Phasen durchlaufen. Das Change Management hinterfragt kontinuierlich den Status quo in einem Unternehmen, um ggf. Maßnahmen einzuleiten, mit denen sich das Unternehmen den veränderten Rahmenbedingungen anpasst. Der idealtypische Change Prozess besteht aus fünf verschiedenen Phasen:
- Analyse
- Planung
- Coaching
- Umsetzung
- Kontrolle
1. Phase: Analyse des Ist-Zustandes
Die Verantwortlichen nehmen den Ist-Zustand auf und definieren die Ziele. Im Zuge dessen erfolgt eine Identifizierung von Defiziten und den zukünftigen Aufgabenfeldern, um vom Ist- zum Soll-Zustand zu gelangen.
2. Phase: Planung des Change Managements
In der Planungsphase erfolgt die Formulierung der Ziele. Zudem werden die genauen Pläne und Prozesse erarbeitet. Dies umfasst den Zeitrahmen, das Budget, die Kommunikationsmaßnahmen und eine Roadmap.
3. Phase: Coaching der Beteiligten
In der Coaching-Phase werden die Projektführer qualifiziert. Die Verantwortlichen bekommen das entsprechende Know-how vermittelt, um professionelles Veränderungsmanagement zu betreiben.
4. Phase: Umsetzung der Veränderungsprozesse
Bei der Umsetzung des Change Managements ist eine aktive Begleitung erforderlich. Die Verantwortlichen begleiten im Unternehmen alle Veränderungsprozesse und fördern die Entwicklung zum Soll-Zustand.
5. Phase: Kontrolle des Fortschritts
Im letzten Schritt erfolgt die Kontrolle des Change Managements. Die Überprüfung geschieht mit Blick auf die erreichten Ziele. Eingangs entwickelte Bewertungskataloge und Zielkriterien können eine transparente Qualitätsprüfung ermöglichen. Ggf. kommen Methoden zur Optimierung der Veränderungsprozesse im Anschluss zum Einsatz.
Kommunikation im Veränderungsmanagement
Die Veränderungen sind in vielen Unternehmen ein tiefgreifender Einschnitt für Führungskräfte, Mitarbeiter und sonstige Stakeholder. Damit diese die Veränderungen akzeptieren und positiv begleiten, ist eine zielorientierte Kommunikation erforderlich. Veränderungsprozesse sind nur dann erfolgreich, wenn die betroffenen Mitarbeiter einbezogen werden. Mit kommunikativen Maßnahmen lässt sich Vertrauen schaffen und Akzeptanz generieren.
Hier eignen sich zum Beispiel die folgenden Methoden:
- Coaching
- Workshops
- Schulungen
- Fortbildung
- Einzelgespräche
- Intranet
Vorgehensmodelle für Veränderungen
Damit Veränderungen in Organisationen gelingen, ist eine professionelle Herangehensweise erforderlich. Wissenschaftliche Modelle erläutern einen sukzessiven Ablauf, um die Veränderungen erfolgreich umzusetzen und Unternehmen zukunftsorientiert aufzustellen. Gängig sind zum Beispiel die folgenden drei Vorgehensmodelle:
- 3-Phasen-Modell nach Lewin
- 8-Stufen-Modell nach Kotter
- 5-Phasen-Modell nach Krüger
3-Phasen-Modell nach Lewin
Das 3-Phasen-Modell nach Lewin ist eines der ersten Vorgehensmodelle für das Change Management in Unternehmen. Der deutsch-amerikanische Psychologe Kurt Lewin beschäftigte sich bereits früh mit der Entwicklung von Organisationen. Idealtypische Veränderungsprozesse in Unternehmen bestehen demnach aus drei verschiedenen Phasen.
1. Phase: Unfreezing (Auftauen)
Die erste Phase „Unfreezing“ beschreibt die Vorbereitung für Veränderungen. Organisationen entwickeln Pläne und kommunizieren die beabsichtigten Veränderungen gegenüber den Betroffenen. Diese können sich somit auf die zukünftigen Entwicklungen vorbereiten.
2. Phase: Changing (Veränderung)
In der zweiten Phase finden die Veränderungen statt. Die beschlossenen Veränderungen werden umgesetzt. Ggf. sinkt die Leistung, da sich die Mitarbeiter nicht unmittelbar auf die neuen Gegebenheiten einstellen können.
3. Phase: Refreezing (Stabilisierung)
Im Laufe der Zeit passen sich die Mitarbeiter an die neuen Prozesse und Veränderungen an. Mit einer stetigen Kontrolle und Beobachtung können die Verantwortlichen die Zielerreichung prüfen.
8-Stufen-Modell nach Kotter
Ein weiteres Vorgehensmodell für das Change Management ist das 8-Stufen-Modell nach John P. Kotter. Dieses basiert auf dem vorherig beschriebenen 3-Phasen-Modell. Jede Organisation muss demnach acht Stufen absolvieren, damit die Veränderungen erfolgreich verlaufen:
- Bewusstsein für Wandel schaffen
- Vertrauen für Change Management aufbauen
- Vision und Strategie für das Change Management entwickeln
- Vision kommunizieren
- Mitarbeiter befähigen und handlungsfähig machen
- Erfolge erzielen
- Erfolge absichern
- Veränderungen im Unternehmen etablieren
5-Phasen-Modell nach Krüger
Ein weiteres Modell ist das Krüger-Modell, das aus fünf Phasen besteht. Beim Vorgehensmodell nach Wilfried Krüger steht eine flexible Gestaltung beim Change Management im Vordergrund. Anpassungen und Rückschritte sind innerhalb der Veränderungsprozesse möglich.
- 1. Initialisierung: Veränderungsbedarf feststellen
- 2. Konzipierung: Ziele festlegen und Veränderungsmaßnahmen entwickeln
- 3. Mobilisierung: Veränderungen kommunizieren und Akzeptanz schaffen
- 4. Umsetzung: Veränderungen umsetzen
- 5. Verstetigung: Veränderungen in der Organisation verankern und auf weitere Veränderungen vorbereiten
Gründe für das Scheitern
Nicht immer klappt beim Veränderungsmanagement alles einwandfrei. Vielmehr setzen zahlreiche Organisationen das Change Management unzureichend um, sodass Potenzial ungenutzt bleibt. Gründe für das Scheitern der Veränderungsprozesse sind zum Beispiel:
- Widerstand
- Rückfall
- fehlende Ressourcen
- falsche Ziele
- divergierende Interessen
- falsche Methoden
- unzureichende Kommunikation
Change Management: Die Erfolgsfaktoren
Das Vorliegen von Erfolgsfaktoren begünstigt erfolgreiche Veränderungsprozesse. Folglich sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass möglichst viele Faktoren vorliegen. Dies sind zum Beispiel:
- Akzeptanz der Mitarbeiter
- Transparenz bei der Kommunikation
- Sorgfältige Planung und klare Kriterien
- Reduzierung der Unsicherheit
- Kompetenzen und Fähigkeiten
- Kriterien für Zielerreichung
Die Herausforderungen
Die Auswahl der Methoden sollte sich an den jeweiligen Herausforderungen orientieren. Tiefgreifende Veränderungen innerhalb einer Organisation werden oftmals skeptisch oder sogar ablehnend aufgenommen. Aus Angst vor negativen Konsequenzen versperren sich die Betroffenen den Veränderungen. Das Change Management stößt an seine Grenzen und Veränderungen bringen nicht den gewünschten Erfolg.
Als prägende Herausforderung im Change Management ist es somit die Aufgabe der Verantwortlichen, Widerstände in der Organisation zu beseitigen. Zudem stellt sich die Frage, ob die erforderlichen Ressourcen für das Change Management vorhanden sind.
Fazit: Keine Veränderung ohne Change Management
Veränderungen verursachen Widerstände. Widerstände sind eine Herausforderung für die Verantwortlichen im Unternehmen. Ohne Veränderungen leidet die Wettbewerbsfähigkeit. Folglich müssen die Unternehmen ein professionelles Change Management leben, das Veränderungen frühzeitig eruiert, sorgfältig plant und letztendlich umsetzt. Das Veränderungsmanagement trägt entscheidend dazu bei, dass Unternehmen ihr volles Potential ausnutzen und sich dauerhaft im Marktumfeld behaupten können. Somit sollten die Verantwortlichen in Organisationen die Bedeutung eines hochwertigen Change Management verinnerlichen.
